14 octobre 2010

compte rendu réunion du 14.10.10

COMPTE RENDU REUNION DU JEUDI 14/10/2010

Débriefing du vide grenier:

  • faire une communication plus importante et plus large l' année prochaine et ce, le plus tôt possible ( penser au p'tit roannais, pays mag, office du tourisme, site internet....) et distributions des tracts dès septembre dans les autres vides greniers

  • indiquer sur les tracts d ailleurs qu'une buvette-restauration est sur place ( et ne pas oublier les tonnelles pour le côté kermesse bien sympathique)

  • préciser l existence d un parking exposant sur les tracts et affiches

  • penser à recontacter la semaine précédente les services techniques et la municipale

  • dès la fin de l' année scolaire avant les grandes vacances, lancer les autorisations mairie, débit de boissons, locations et réservations matériels ( pour info, prévoir 20 tables, 20 bancs et un minimum de 10 barrières métalliques)

  • concernant les locations cette année, nous avions une friteuse double plus une simple, ainsi qu'une machine à hotdog et une cafetière 100 tasses ( plus thermos): bilan bon roulement et bon fonctionnement (nb: conserver les bouteilles vides d huile!)

  • quand à la quantité de nourriture, nous avons passé 100 merguez et 60 saucisses hotdog (en prévoir 100 car il nous en a manqué), et 50 baguettes moulées, nous avons d ailleurs évoqué le fait que nous pourrions peut être envisager de faire tourner et/ ou commander de moitié pour les évènements à venir pour faire travailler un plus grand nombre de commerçants du quartier

  • penser de rapatrier les restants de mister freeze invendus à la fête de l'école

  • penser aux fonds de caisse et prévoir des banderoles de l'association pour le stand et pour plus de visibilité.

 Bilan financier :

Equivalent à plus ou moins 200-250 euro, bien moins que l' an passé mais quasi moitié moins d' exposants et malgré encore une fois une très belle journée, la manifestation ce même jour nous a fait défaut ainsi qu'un manque de communication de notre part! Une très belle participation active néanmoins de l' association avec de bons retours!

Nous conserverons donc pour une certaine régularité cette même date, soit le premier samedi d' octobre pour l' année 2011...

 Mise en place des grilles de Noël pour une distribution rapide si possible avant les vacances de la Toussaint:

  • nous renouvelons les 4 premiers lots en chèques Cad'oh! Des vitrines de Roanne, d une valeur de 150, 100 et deux fois 50 euro.

  • Une recherche et comparaison de tarifs est en cours concernant les lots de consolation.

  • Distribution prévue dans les écoles au plus tard jeudi, impression si possible ce lundi pour avoir le temps de numéroter et de préciser les noms des enfants sur chaque grille afin de faciliter le travail des enseignants, si possible un listing leur sera fourni pour une facilité de gestion.

  • Le tirage aura lieu le jeudi 9 décembre à 16h45 dans les locaux de l' association , sachant que les grilles devront être rendu pour le lundi 29 novembre afin de nous laisser le temps de les récupérer et d' effectuer le tri.

 Réunion avec le corps enseignant et les directrices des 4 établissements

prévue soit

  • le jeudi 21 octobre à 17h30 ou

  • le jeudi 4 novembre à 17h30, selon les disponibilités de chacun ?

Quand à nous, nous avons décidé de nous réunir prochainement afin de finaliser les grilles de noël et surtout d' anticiper les préparatifs de notre soirée du 4 février salle fontalon, le vendredi 5 novembre à partir de 20h ou le mardi 9 novembre à la même heure?

Alors à vos calendriers et faites nous savoir rapidement qui peut quand pour une meilleure organisation...

merci à tous..

Posté par ASSO PARENTS à 22:52 - Commentaires [0] - Permalien [#]


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